Personeelshandboek Chauffeurs
Human Resources/Transport/Human Resources/Transport

Personeelshandboek Chauffeurs

Personeelshandboek chauffeurs

 

Voorwoord

Dit handboek is bedoeld voor (toekomstig) medewerkers van Chain Logistics die chauffeurs-werkzaamheden (gaan) uitoefenen. Dit handboek wordt verstrekt aan elke werknemer van Chain Logistics. Tevens is er altijd een kopie van het handboek beschikbaar op de transportplanning.

In dit handboek vindt u werkinstructies voor onze chauffeursdiensten, checklists voor goed en veilig transport, onze beleid met betrekking tot gedrag en omgangsnormen en hoe u dient te handelen bij onregelmatigheden.

Bij vragen of onduidelijkheden over de handelwijzen kunt u zich melden op de transportplanning.

Inhoudsopgave

  • Voorwoord
  • Algemeen
  • Verlof en ziekmelding
  • Documenten
  • Voor u vertrekt
  • Voertuigcontrole
  • Laden en lossen
  • Onregelmatigheden en ongevallen
  • Diefstal en diefstalpreventie
  • Meerijden van personen en het liftersverbod
  • Afhandelingen schades en boetes
  • Tanken
  • Rijden met aanhanger
  • Rij- en rusttijden
  • Zuinig en bewust rijden
  • Werkwijze, koeriers
  • Werkwijze, distributie chauffeurs
  • Onkostenafrekening en rembours
  • Vakbekwaamheid en het onderhouden hiervan
  • Bijlage 1: Ritstaat 15
  • Bijlage 2: Weekstaat 16

Algemeen

  • Iedere medewerker dient het personeelshandboek te kennen en te werken volgens dit handboek.
  • Er wordt verwacht dat iedereen verzorgd naar zijn werk komt. De werkkleding die is overhandigd, dient zoveel mogelijk tijdens werktijd gedragen te worden.
  • Voor de vaste distributiechauffeurs van GLS wordt speciale werkkleding ter beschikking gesteld.
  • Gedraag je altijd correct tegenover klanten. Er zullen altijd mensen zijn die wellicht niet zo vriendelijk op jou reageren, maar probeer ook dan correct te blijven. Wanneer het niet lukt om tot een goede oplossing te komen, neem dan direct contact op met de planning.
  • Het gebruik van alcohol of drugs tijdens werktijden is ten strengste verboden. Hou er ook rekening mee dat wanneer je in je privétijd alcohol of drugs gebruikt, je onder werktijd aan de wettelijke eisen voldoet.
  • Het is niet toegestaan om eten en drinken in de cabine te nuttigen. Ook mag er geen drinken op de stoelen van de auto’s geplaatst worden.
  • Het is in geen geval toegestaan om in de cabine te roken. Aangezien de wagens door diverse chauffeurs bemand worden, is dit uit sociaal oogpunt niet toegestaan. Wel kan men op z’n tijd de auto aan de kant zetten om de nodige nicotine te inhaleren. Uiteraard vragen wij jou om hier zorgvuldig mee om te springen.
  • Mankementen en benodigd onderhoud aan de auto’s aan de planning melden.
  • Het is niet toegestaan bedrijfsvoertuigen van Chain te gebruiken voor privédoeleinden.
  • Geef administratieve wijzigingen zoals nieuw adres, telefoonnummer en dergelijke zo snel mogelijk door aan de planning.
  • Mobiel bellen, zonder carkit. Het gebruik van een mobiele telefoon tijdens het autorijden is verboden. Houd rekening met je eigen veiligheid en die van mede-weggebruikers. Indien er toch een werkgerelateerd telefoongesprek moet plaatsvinden gebruik dan altijd de carkit en bel hands-free of parkeer het voertuig en bel even terug.

Verlof en ziekmelding

Vraag verlof altijd 2 weken van te voren aan. Dit vraag je aan bij de administratie. Indien dit niet mogelijk is, bijvoorbeeld in geval van een spoedbezoek aan de tandarts of een begrafenis, dan zo vroeg mogelijk melden.

In geval van ziekte, dit ruim voor aanvang van je werk telefonisch melden bij de planning. Indien het verpleegadres afwijkt van je woonadres dit ook doorgeven.

Documenten

De door de directie, planning en/of administratie voorge­schreven documenten en/of administra­tieve bescheiden dienen duidelijk en nauwkeurig te worden ingevuld en binnen de daarvoor ge­stelde termijn of het daarvoor bepaalde tijdstip te worden ingeleverd.

Voor de chauffeurs zijn er de volgende documenten van toepassing. De ritstaat en weekstaat zijn als bijlage toegevoegd aan dit document.

  • Controleer aan de hand van de bijbehorende vrachtbrief aantallen, gewicht en verpakking, en kijk naar eventuele beschadigingen.
  • Teken pas dan voor akkoord als de eventuele beschadiging(en) duidelijk met de hand op de vrachtbrief zijn omschreven.
  • Neem, wanneer de afzender niet akkoord gaat met de aantekeningen in verband met eventuele beschadiging(en) contact op met kantoor.
  • Wanneer goederen worden gelost met een intern transportmiddel, laat dan eerst tekenen voor ontvangst. Er kunnen dan tijdens het intern transport geen schaden of manco’s ontstaan waarvoor u aansprakelijk wordt gesteld.
  • Bij een weigering van de ontvanger om voor akkoord te tekenen, ga dan niet in discussie, maar neem contact op met kantoor.
  • VERTREK NOOIT ZONDER AFGETEKENDE VRACHTBRIEF! (Naam en handtekening)

Voor u vertrekt:

Controleer of u in het bezit bent van de benodigde papieren en overige zaken, zoals:

  • geldig rijbewijs
  • geldig paspoort
  • kentekenbewijs
  • werkgeversverklaring
  • ziekenfondspapieren
  • eventuele ontheffingen bij bijzonder vervoer
  • vrachtbrieven
  • grensdocumenten
  • vergunningen
  • navigatie / TomTom
  • pasjes/creditcards voor tanken van brandstof
  • groene kaart
  • schadeformulier
  • voldoende geld
  • pen en papier

Voertuig controle:

De werknemer is verplicht voor de aanvang van de dienst het voertuig te inspecte­ren op onder andere:

Controleer de auto, aanhanger of oplegger, alsmede eventuele container- of wissellaadbak op schade om niet voor reeds plaatsgevonden schade aansprakelijk te worden gesteld, vooral indien van auto’s wordt gewisseld. U gebruikt hiervoor de checklist.

Controleer de banden op scheuren, slijtage en juiste spanning.

Controleer de wielmoeren om onnodige slijtage aan banden en velgen te voorkomen. Eveneens kan het losraken van een wiel, wat catastrofale gevolgen kan hebben, hiermee voorkomen worden.

Controleer of spiegels en ruiten schoon zijn. Ook moet aandacht worden geschonken aan de juiste stand van de spiegels.

Controleer de gehele verlichting en de signaleringsinstallatie. Aanslag verwijderen en nagaan of er reservelampjes aanwezig zijn.

Controleer,  indien nodig, de aanwezigheid van alle stuwagemiddelen zoals touwen, spanners, kettingen, balken, keggen en rongen, en dat ze zo geplaatst of opgeborgen zijn, dat u ze tijdens de rit niet kunt verliezen.

Controleer of de lading voldoende is beschermd tegen weersinvloeden zoals regen, mist, sneeuw, storm en opspattend water van de weg. De diefstalbeveiliging controleren op deugdelijke werking. Verzegeling controleren.

Controleer of de brandstoftank goed is gevuld en afgesloten en of olie en water in orde zijn.

Controleer of de koppeling met de aanhangwagen of oplegger goed is bevestigd en/of de bevestigingspunten van de container of wissellaadbak goed zijn vastgemaakt.

Controleer of de kraan in de juiste stand staat; dit om schade bij bijvoorbeeld tunnels, viaducten, bruggen of spoorwegovergangen te vermijden.

Controleer op de luchtdrukmeter of de luchtdruk in de luchtketel voldoende is.

Heeft u de tachograafschijf juist ingevuld en staat de klok op tijd?

Gebreken aan het voertuig, zowel bij vertrek als onderweg, dienen direct te worden gemeld aan de transportplanning.

 

Laden en lossen

Laden

  • Blijf altijd aanwezig bij het laden;
  • Teken pas dan voor akkoord als de eventuele beschadiging(en) duidelijk met de hand op de vrachtbrief zijn omschreven.
  • Neem, wanneer de afzender niet akkoord gaat met de aantekeningen in verband met eventuele beschadiging(en) contact op met kantoor.
  • Wanneer goederen worden gelost met een intern transportmiddel, laat dan eerst tekenen voor ontvangst. Er kunnen dan tijdens het intern transport geen schaden of manco’s ontstaan waarvoor u aansprakelijk wordt gesteld.
  • Bij een weigering van de ontvanger om voor akkoord te tekenen, ga dan niet in discussie, maar neem contact op met kantoor.
  • Staat de lading tegen het kopschot, zodat hij niet kan verschuiven en staat de zending goed vast;
  • Blijf altijd aanwezig bij het laden.
  • VERTREK NOOIT ZONDER AFGETEKENDE VRACHTBRIEF!

Lossen

  • Controleer aan de hand van de bijbehorende vrachtbrief aantallen, gewicht en verpakking, en kijk naar eventuele beschadigingen.
  • Zorg ervoor dat er altijd afgetekend wordt met de achternaam in blokletters en een handtekening.
  • Zet de zending nóóit zomaar ergens neer zonder overleg met de planning.
  • Wanneer goederen worden gelost met een intern transportmiddel, laat dan eerst tekenen voor ontvangst. Er kunnen dan tijdens het intern transport geen schaden of manco’s ontstaan waarvoor u aansprakelijk wordt gesteld.
  • Bij een weigering van de ontvanger om voor akkoord te tekenen, ga dan niet in discussie, maar neem contact op met kantoor.
  • Als de zending op een europallet geleverd wordt, zorg ervoor dat je dan altijd een europallet mee retour neemt.
  • Blijf altijd aanwezig bij het lossen.
  • Vermeld noemenswaardigenheden op de vrachtbrief.
  • VERTREK NOOIT ZONDER AFGETEKENDE VRACHTBRIEF!

Wanneer je geladen en/of gelost hebt, geef dit dan altijd door aan de planning.

 

Onregelmatigheden en ongevallen

De werknemer is verplicht bij bijzonderheden contact op te nemen met het kantoor onder andere in de ­volgende gevallen:

  • bij vertragingen door pech, weersge­steldheid en files
  • bij een wachttijd langer dan een 15 minuten
  • een ongeval

 

Wat te doen bij ongelukken:

  • Bij letselschade direct politie en/of ambulance bellen;
  • Altijd de transportplanning op de hoogte brengen

1: Indien door de schade of pech de auto niet meer kan rijden, zet dan de alarmlichtinstallatie aan en zet de gevarendriehoek respectievelijk -lampen op de voorgeschreven afstand. Indien tegenpartij door letsel of shock tot niets meer in staat is, zorg dan ook voor afbakening van zijn auto.

2: Noteer naam en adres van getuigen. Getuigenverklaringen zijn vaak doorslaggevend bij het vaststellen van de schuldvraag.

3: Vul samen met de tegenpartij het schadeformulier in, gebruik dus één formulier waarvan u het origineel behoudt en de ander de kopie. Zorg dat de voor- en achterzijde volledig worden ingevuld om vertraging van schadebehandeling te voorkomen. Met het tekenen van het schadeformulier bekent u geen schuld, zoals wel eens wordt gedacht, maar tekent u alleen voor uw eigen lezing van de schade en de tegenpartij voor de zijne. Indien tegenpartij een andere lezing geeft, sta er dan op dat de politie rapport of proces-verbaal opmaakt.

4: Aangezien de ruimte hiervoor op het schadeformulier niet groot genoeg is, kunt u indien nodig beter een aparte en overzichtelijke situatieschets maken.

5: Maak altijd foto’s, juist ook een foto waarop de tegenpartij (voertuig + persoon) te zien is.

Algemeen:

  • Laat u nooit verleiden tot toezeggingen van schuld zonder het invullen van een schadeformulier. Op die toezeggingen wordt vaak teruggekomen en zonder schadeformulier of getuigen moet u dan meestal voor de schade opdraaien.
  • Blijf altijd hoffelijk tegenover tegenpartij en/of politie, ook al moet dit alleen van uw kant komen.
  • Indien de auto na schade, in verband met de verkeerssituatie, verplaatst wordt, voordat de politie is gearriveerd, geef dan door middel van krijtstrepen de situatie aan of maak indien mogelijk een paar foto’s.

IEDERE SCHADE, HOE KLEIN DAN OOK EN AL LIJKT DEZE ZONDER GEVOLGEN, DIENT ONVERWIJLD AAN UW WERKGEVER TE WORDEN GEMELD.

Diefstal en diefstalpreventie

  • Laat de auto nooit onbeheerd achter, vooral als het om diefstalgevoelige goederen gaat. Indien u de auto wel achterlaat, houdt u dan aan de navolgende instructies:
  • Stop nooit langs een stille weg, maar altijd op een bewaakte of drukke parkeerplaats.
  • Parkeer uw wagen zo, dat u er een duidelijk zicht op heeft, ook tijdens stops in wegrestaurants.
  • Zet indien aanwezig, altijd uw beveiligingsinstallatie in werking en sluit de deuren goed af.
  • Indien u met een tweede chauffeur of bijrijder bent, wissel elkaar dan af.
  • Wanneer u de auto voor korte of langere tijd gaat verlaten, neem dan altijd persoonlijke, lading- en autopapieren mee.
  • Praat nooit met iemand over de aard van uw lading, route en/of bestemming; ook niet met collega’s in wegrestaurants. Uw collega zal misschien zijn mond wel houden, maar in een wegrestaurant bent u niet alleen. Menige diefstal is het gevolg van loslippigheid van een chauffeur.
  • Stop nooit langs een stille weg, maar altijd op een bewaakte of drukke parkeerplaats.
  • Parkeer uw wagen zo, dat u er een duidelijk zicht op heeft, ook tijdens stops in wegrestaurants. Zet, indien aanwezig, altijd uw beveiligingsinstallatie in werking en sluit de deuren goed af. Indien u met een tweede chauffeur of bijrijder bent, wissel elkaar dan af.

Stel bij diefstal zo snel mogelijk de plaatselijke politie, uw werkgever en in het buitenland de Nederlandse vertegenwoordiging, hiervan op de hoogte. Daarbij dienen de volgende gegevens bekend te zijn:

  • paspoortnummer,
  • merk en type van de vrachtauto,
  • kenteken van de vrachtauto,
  • aard van de lading,
  • waarde van de lading,
  • plaats en tijdstip van diefstal,
  • wat u verder, buiten de lading nog mist,
  • alle informatie die het terugvinden van de lading kan vereenvoudigen, zoals speciale kenmerken en nummers van machines of onderdelen.

 

In geval van diefstal van de bedrijfswagen is het belangrijk dat de originele sleutel(s) van de bedrijfswagen kan worden overhandigd aan de verzekeringsmaatschappij. Dit dient als bewijs dat de auto door overmacht is kwijt geraakt en daardoor verliezen wij tevens niet het recht op vergoeding van de lading van de auto. Dus bij het verlaten van de auto, vergeet dan niet om de sleutel met je mee te dragen en de auto op slot te doen. Indien dit wordt verzuimd zal de volledige schade op de chauffeur worden verhaald.

Meerijden van personen en het liftersverbod

Het meenemen van bekende personen in de wagen is toegestaan, maar wel na overleg met de planning. In geval van een ongeluk is Chain Logistics niet aansprakelijk voor letsel of schade aan derden.

Het is niet toegestaan lifters mee te nemen in het voertuig.

Afhandeling schades en boetes

Bekeuringen

Het is verboden harder te rijden dan de maximaal wettelijke toegestane snelheid.
Alle bekeuringen zijn voor rekening van de chauffeur en zullen direct verrekend worden.

Schades

Schades moeten direct gemeld worden. Indien dit wordt verzuimd is de chauffeur hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het gehele eigen risico.

Indien de chauffeur zelf schuldig is aan schade wordt in de volgende gevallen een bijdrage van de chauffeur gevraagd in het eigen risico (€ 1000,-)

Bij de 1e schade in een kalenderjaar :   Geen bijdrage

Bij de 2e schade in een kalenderjaar :   25% van het eigen risico

Bij de 3e schade in een kalenderjaar :   50% van het eigen risico

Bij de 4e schade in een kalenderjaar :   Het volledige eigen risico

Tanken

 De auto’s dienen aan het einde van een rit, indien minder als ¾ vol, afgetankt te worden. Tanken dient te gebeuren bij de Shell. Chain heeft vier tankstations waar waar extra korting van toepassing: Shell Uden, industrielaan. Shell Veghel, Kennedylaan (naast de Mc Donalds. Shell Heesch, Cereslaan. Shell Venray, Metaalweg.

  • De km-stand moet altijd bij betaling met de tankpas ingevuld worden. Indien je echter vergeten bent de stand in te vullen, moet je de km-stand en het kentekennummer op de bon noteren. Dit geldt ook voor het tanken in het buitenland.
  • De bezinebonnen kunnen samen met de rittenlijsten aan het einde van de week ingeleverd worden

Rijden met de aanhanger

 Als je met de aanhanger rijdt, is het belangrijk deze goed aan te koppelen en de verlichting alvorens te rijden uit te testen. Zorg dat de handrem los is. Let er er goed op dat je de losbreekrem inrichting goed vastmaakt. Tevens is het zaak om het neuswiel volledig omhoog en vast te draaien. De sleuteltjes liggen in het linkerportier.

Rij- en rusttijden

 Standaard worden pauzetijden berekend zoals in de CAO beroepsgoederenvervoer staat vastgesteld volgens onderstaande staffel:

30 minuten bij een diensttijd van 4,5 tot 7,5 uur

60 minuten bij een diensttijd van 7,5 tot 10,5 uur

90 minuten bij een diensttijd van 10,5 tot 13,5 uur

120 minuten bij een diensttijd van 13,5 tot 16,5 uur

150 minuten bij een diensttijd van tenminste 16,5 uur

In geval van bijzondere omstandigheden kan van deze staffel worden afgeweken. Maak hiervan altijd een melding bij de planning op de dag zelf.

Zuinig en bewust rijden

  • Schakel zo vroeg mogelijk naar een hogere versnelling. Bij dieselauto’s bij maximaal 2000 toeren;
  • Rijd zoveel mogelijk met een gelijkmatige snelheid en een laag toerental in een zo hoog mogelijke versnelling;
  • Moet je vaart minderen of stoppen voor een verkeerslicht, laat dan tijdig het gas los en laat de auto in de versnelling van dat moment uitrollen;
  • Zet de motor ook af bij kortere stops. Zoals bij een openstaande brug, een spoorwegovergang, in de file of bij het in- en uitladen. Start u weer, doe dit dan zonder gas te geven;
  • Maak zoveel mogelijk gebruik van cruise control.

 

Werkwijze koeriers

Invullen van de ritstaat:

In bijlage 1 is een voorbeeld van een ritstaat op genomen waar middels tekstballonnen staat aangegeven hoe de ritstaat ingevuld dient te worden. Een correct ingevulde ritstaat is van groot belang om de administratie van de verschillende ritten op de juiste manier mogelijk te maken. Niet volledig ingevulde bonnen moeten in eigen tijd alsnog worden ingevuld. Doe jezelf en de mensen op kantoor een groot plezier en vul de lijsten correct in.

Invullen van de vrachtbon:

Bij alle ritten hoort een vrachtbon te zitten. Deze vrachtbon kan of van het bedrijf zelf zijn of een door de chauffeur mee gebrachte blanco bon.

De blanco bon dient volledig ingevuld te worden. Dus naam- en adresgegevens van het ophaal- en losadres, geladen aantal colli en of pallets, datum en handtekeningen. Voor beide type bon geldt dat naast de handtekening ook de naam in blokletters moet worden uitgeschreven.

Bij een CMR is de rode kopie voor de afzender. De blauwe kopie is voor de ontvanger en zowel de groene als de zwarte kopie zijn voor ons kantoor.

Wat te doen als de planning een rit aanmeldt:

  • Geef duidelijk door waar je op dat moment bent;
  • De planning gaat er vanuit dat je binnen 45 minuten op het aangegeven laadadres bent. Neem dus zonder overleg vooraf geen pauzes of dergelijke;
  • Wanneer je door omstandigheden verwacht een afgesproken laad- en/of lostijd niet verwacht te halen, geef dit dan altijd door aan de planning.

Wat te doen als je gelost hebt:

  • Geef direct door aan de planning dat je gelost hebt;
  • Is er op dat moment geen rit, dan kun je naar huis rijden en hier wachten op de volgende rit. Is er voor 17:00 geen rit doorgegeven, dan kun je de auto terug naar kantoor brengen en je papieren inleveren. Parkeer de combo’s met de neus naar het hek en de bussen aan de zijkant van het gebouw.

Werkwijze distributiechauffeurs

Invullen van de weekstaat:

In bijlage 2 is een voorbeeld van een weekstaat opgenomen. Een correct ingevulde weekstaat is van groot belang om de administratie van de verschillende ritten op de juiste manier mogelijk te maken. Niet volledig ingevulde bonnen moeten in eigen tijd alsnog worden ingevuld. Doe jezelf en de mensen op kantoor een groot plezier en vul de lijsten correct in.

Wat te doen als je je laatste adres hebt gehad:

Geef direct door aan de planning dat je klaar bent. Zij vertellen je wat je vervolgens kunt doen. Dit geldt niet voor GLS chauffeurs en Beter Bed.

Tanken:

Voor de GLS auto’s zijn er Shell tankpassen. Hiermee kun je tanken bij het Shell tankstations.

Zie pagina 11 voor de stations waarmee wij aanvullende afspraken hebben.

Remboursgeld en onkosten

Wat te doen met remboursgeld:

Het komt regelmatig voor dat er remboursgeld wordt ontvangen. Zorg zelf voor een extra portemonnee, zodat je remboursgeld gescheiden blijft van je eigen geld. Laat altijd eerst het geld door de klant overhandigen en haal daarna pas het pakket uit de auto. Aan het einde van de dag neem je op kantoor een blanco enveloppe waarop je de volgende zaken vermeld:

  • Naam;
  • Route nummer;
  • Datum;

Lever deze enveloppe samen met de rest van de papieren in. Wanneer het remboursgeld zoek raakt, wordt dit direct ingehouden op je loon.

Onkosten declareren:

Indien er kosten zijn gemaakt tijdens het uitvoeren van een rit kunt u deze declareren bij de administratie. Let op! Onkosten worden enkel vergoed indien er vooraf toestemming is gegeven door de transportplanning.

Bewaar het bonnetje en vul een declaratieformulier in. Niet deze aan elkaar  en lever deze in bij de administratie. Bij de eerste volgende loonbetaling wordt dit aan u terugbetaald.

Vakbekwaamheid en het onderhouden hiervan

Chain Logistics neemt haar werknemers periodiek de volgende vakbewaamheidstesten af:

1: Jaarlijks dient de medewerker een theorietest deel te nemen waarin verkeersregels worden behandeld. Deze test is verplicht en dient met goed gevolg te worden afgelegd. Deze test wordt intern afgenomen en is digitaal. Deze test wordt 2 weken van te voren aangekondigd zodat u zich kunt voorbereiden.

2: Voor het aangaan van een samenwerking tussen Chain Logistics en haar sollicitanten dient er een rijvaardigsheidstest met goed gevolg te worden afgelegd. Deze officieuze test wordt afgenomen door een ervaren chauffeursmedewerker van Chain Logistics. Tijdens de arbeidsovereenkomst kan Chain Logistics haar werknemers vragen deze test nogmaals af te leggen. Deze test wordt 2 weken van te voren aangekondigd zodat u zich kunt voorbereiden.

Zowel de afname als de beoordeling van de testen wordt gedaan door medewerkers van Chain Logistics. Hoewel dit geen officiele testen en examens zijn, dragen zij bij aan de verkeersveiligheid en kwaliteit van Chain Logistics en haar werknemers.

Bijlage 1: Ritstaat

Ritlijst excel 2.0

Bijlage 2: Weekstaat

Weekstaat_incl

Voor akkoord en gezien,

Datum                                         : ______________________________________________

Naam werknemer                    : ______________________________________________

Handtekening                           : ______________________________________________

Author

Tim Jansen