Factureren.
Specificaties
Werkbeschrijving:
Wekelijks factureert Chain haar klanten vanuit Mendrix. De transportplanning factureert altijd de voorgaand werkweek, van maandag t/m zondag.
Uitzonderingen hierop zijn ritten die zijn uitbesteed aan charters. Deze worden pas gefactureerd zodra de inkoopfactuur is ontvangen.
Ga naar ‘Factureren’
Kies een factuurdatum.
Let op, het vinkje ’neem ook ongefactureerde orders mee van het afgelopen jaar’ altijd laten staan’
Kies de periode die je wilt factureren en klik op volgende.
Druk op ‘Volgende’
Druk nogmaals op ‘Volgende’
Controleer of het vinkje ‘Factuur voor een klant overslaan bij openstaande orders (s) (statis $) uit staat.
Druk vervolgens op ‘Nu factureren’
Er opent zich nu automatisch het scherm met daarin de voorlopige facturen. Sorteer deze op alfabetische volgorde door op ’Relatie, naam’ te klikken.
Selecteer vervolgens alle voorlopige facturen en klik op ‘Rapporten’, en kies ‘Lijsten’ in het pulldownmenu. Kies hier de optie ‘Factuur zonder bijlage op blanco A4 papier’.
Klik op Afdrukvoorbeeld en kies ‘papieren versie’
Controleer vervolgens de facturen op:
De brandstofclausule, is deze actueel?
De BTW, de landen Noorwegen en Zwitserland en andere landen buiten de EU vallen onder code D en hier hoeft geen BTW over te worden betaald.
Indien er zich een fout voordoet in een factuur dan verwijder je deze specifieke factuur uit de lijst met voorlopige facturen, je herstelt de fout en herhaalt de bovenstaande stappen.
Nadat je alle facturen hebt gecontroleerd sluit je het scherm ‘Afdrukvoorbeeld papieren versie’
Druk vervolgens op ‘Maak definitief’ en druk op ‘OK’
Klik vervolgens op Ja.
Selecteer de regels opnieuw, ga naar rapporten, lijsten en kies opnieuw ‘Factuur zonder bijlage, blanco A4’.
En maak een PDF-bestand van de kopiefacturen. Vervolgens het PDF-bestand per e-mail verzenden naar administratie@chain-logistics.nl.
Klik vervolgens op ’E-mailen’en klik op volgende.
Druk op ‘Nu verzenden’
De facturen zijn nu per e-mail verzonden naar alle ontvangers waarvan een e-mailadres bekend is. Een aantal relaties van Chain wil graag haar facturen per post ontvangen.
Mendrix selecteert automatisch de facturen die niet per email zijn verzonden. Druk deze af op briefpapier van Chain Logistics en verstuur deze per post.
Kies vervolgens in Mendrix de optie Exporteren via Bestand. Kies export naar Exact.
Zet beide vinkjes aan en druk op volgende. Nogmaals volgende.
